Na czym polega notarialne poświadczenie dziedziczenia i kiedy może zastąpić postępowanie sądowe

Śmierć właściciela mieszkania, rachunku bankowego czy samochodu nie oznacza, że spadkobiercy mogą od razu swobodnie dysponować tym majątkiem. Najpierw trzeba formalnie wykazać, kto dziedziczy i w jakiej części. W Polsce można zrobić to na dwa podstawowe sposoby: uzyskać w sądzie postanowienie o stwierdzeniu nabycia spadku albo sporządzić u notariusza akt poświadczenia dziedziczenia, nazywany w praktyce APD.

W prostych, bezspornych sprawach druga droga jest zwykle znacznie szybsza. Przy komplecie dokumentów i zgodnych oświadczeniach zainteresowanych czynności mogą zostać przeprowadzone podczas jednej wizyty w kancelarii. Notariusz nie rozstrzyga jednak sporu między potencjalnymi spadkobiercami. Gdy pojawiają się poważne wątpliwości dotyczące testamentu, kręgu spadkobierców lub wysokości udziałów, sprawa powinna trafić do sądu.

Jak wygląda poświadczenie dziedziczenia u notariusza krok po kroku

Najważniejsze rozróżnienie jest proste: akt poświadczenia dziedziczenia nie powoduje nabycia spadku. Spadkobierca nabywa spadek z chwilą śmierci spadkodawcy. APD urzędowo potwierdza, kto jest spadkobiercą oraz jaki udział mu przypada.

Przed sporządzeniem aktu notariusz musi ustalić m.in.:

• datę i miejsce śmierci spadkodawcy,

• jego ostatnie miejsce zwykłego pobytu,

• czy pozostawił testament,

• kto należy do kręgu spadkobierców ustawowych i testamentowych,

• czy ktoś spadek przyjął albo odrzucił,

• czy istnieją osoby, które mogłyby wpływać na kolejność dziedziczenia,

• czy wcześniej nie wydano już postanowienia sądu albo nie sporządzono aktu poświadczenia dziedziczenia,

• czy testament zawiera zapis windykacyjny.

Podstawą całej czynności jest protokół dziedziczenia. Co do zasady uczestniczą w nim osoby zainteresowane, czyli osoby mogące wchodzić w rachubę jako spadkobiercy ustawowi lub testamentowi oraz zapisobiercy windykacyjni.

Nie zawsze oznacza to jednak konieczność zebrania całej rodziny przy jednym stole w tej samej kancelarii. Prawo pozwala przygotować projekt protokołu dziedziczenia. Poszczególni zainteresowani mogą przed notariuszem potwierdzić zawarte w nim dane i wyrazić zgodę na jego treść. Jeżeli wszyscy wymagani uczestnicy złożą takie oświadczenia, właściwy protokół może zostać spisany przy udziale co najmniej jednej osoby zainteresowanej. To praktycznie ważne, gdy spadkobiercy mieszkają w różnych miastach albo za granicą.

Na wizytę trzeba przygotować przede wszystkim dokumenty pozwalające bez wątpliwości odtworzyć stan rodzinny. W zależności od sytuacji będą to m.in. akt zgonu spadkodawcy, akty urodzenia spadkobierców, akty małżeństwa osób, które zmieniły nazwisko, testament oraz dokumenty dotyczące wcześniejszych oświadczeń o przyjęciu lub odrzuceniu spadku. Kancelaria przed ustaleniem terminu zazwyczaj wskazuje konkretny zestaw dokumentów, ponieważ innego materiału wymaga dziedziczenie po bezdzietnym kawalerze, a innego sprawa po osobie pozostawiającej małżonka, dzieci z dwóch związków i testament.

Po spisaniu protokołu notariusz może sporządzić APD tylko wtedy, gdy nie ma wątpliwości m.in. co do osoby spadkobiercy i wysokości jego udziału. Następnie akt jest elektronicznie rejestrowany w Rejestrze Spadkowym prowadzonym w systemie Krajowej Rady Notarialnej. Zarejestrowany APD daje spadkobiercy formalną podstawę do wykazywania swoich praw podobnie jak prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Istotne jest też sześciomiesięczne okno dotyczące decyzji o przyjęciu albo odrzuceniu spadku. Stwierdzenie nabycia spadku oraz poświadczenie dziedziczenia przed upływem sześciu miesięcy od śmierci są możliwe, jeżeli wszyscy znani spadkobiercy złożyli już oświadczenia o przyjęciu albo odrzuceniu spadku. W praktyce właśnie ten element potrafi zablokować próbę załatwienia sprawy natychmiast po pogrzebie.

Kiedy notariusz zastąpi sąd, a kiedy trzeba skierować sprawę do postępowania sądowego

Notariusz jest dobrym wyborem przede wszystkim wtedy, gdy sprawa jest bezsporna i możliwa do jednoznacznego udokumentowania. Typowy przykład to śmierć jednego z rodziców, po którym dziedziczą małżonek i dwoje dzieci, nikt nie kwestionuje pokrewieństwa, nie istnieje spór o testament, a dokumenty stanu cywilnego są kompletne.

W takim przypadku przewaga rozwiązania notarialnego jest bardzo konkretna: nie trzeba składać wniosku do sądu i czekać na wyznaczenie posiedzenia. Jeżeli kancelaria otrzyma wcześniej komplet danych i dokumentów, samą czynność można przeprowadzić podczas umówionej wizyty.

Nie oznacza to jednak, że każdy spadek da się „przepisać u notariusza”. Takie określenie jest zresztą mylące. APD ustala krąg spadkobierców i ich udziały, ale nie dzieli automatycznie poszczególnych składników majątku pomiędzy nich.

Jeżeli więc po ojcu pozostały mieszkanie warte 600 tys. zł, samochód i środki na rachunku, a troje spadkobierców dziedziczy po 1/3, akt poświadczenia dziedziczenia potwierdzi udziały wynoszące po 1/3 w spadku. Nie przyzna jednemu dziecku mieszkania, drugiemu samochodu, a trzeciemu pieniędzy. Do takiego rozliczenia potrzebny jest później dział spadku – umowny, a jeśli nie ma porozumienia, sądowy.

Droga sądowa będzie potrzebna przede wszystkim wtedy, gdy:

• potencjalni spadkobiercy spierają się o to, kto dziedziczy,

• istnieją wątpliwości co do ważności lub treści testamentu,

• ktoś twierdzi, że istnieje inny testament,

• nie da się jednoznacznie ustalić wszystkich osób zainteresowanych,

• istnieją wątpliwości dotyczące wysokości udziałów,

• sprawa wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego, np. przesłuchania świadków lub zbadania autentyczności dokumentu,

• zachodzą problemy związane z jurysdykcją lub prawem właściwym dla spadku,

• podstawą dziedziczenia jest testament szczególny, którego notariusz nie może objąć zwykłym APD,

• prawa do tego samego spadku zostały już wcześniej formalnie stwierdzone.

Tu pojawia się największe praktyczne ograniczenie notarialnej procedury: notariusz nie jest sądem rozstrzygającym konflikt. Nie przeprowadzi procesu po to, aby zdecydować, czy podpis pod testamentem został podrobiony albo czy testament sporządzono w stanie wyłączającym świadome podejmowanie decyzji. Jeżeli takie zarzuty są rzeczywiste i wpływają na dziedziczenie, próba „dogadania sprawy” przy sporządzaniu APD jest złym kierunkiem. Potrzebne jest postępowanie sądowe.

Pod względem kosztów postępowanie sądowe nie musi być droższe. Opłata od wniosku o stwierdzenie nabycia spadku wynosi 100 zł, a do tego dochodzi 5 zł za wpis do Rejestru Spadkowego od jednego spadkodawcy. Problemem bywa raczej czas potrzebny na obieg korespondencji, wezwanie uczestników i wyznaczenie posiedzenia.

U notariusza obowiązują maksymalne stawki taksy. Przy standardowej sprawie trzeba liczyć przede wszystkim:

• do 100 zł netto za protokół dziedziczenia,

• do 50 zł netto za akt poświadczenia dziedziczenia ustawowego lub testamentowego,

• do 100 zł netto za APD testamentowy z zapisem windykacyjnym,

• do 50 zł netto za protokół otwarcia i ogłoszenia testamentu, jeśli taka czynność jest potrzebna,

• 5 zł za wpis do Rejestru Spadkowego,

• koszt wypisów – maksymalnie 6 zł netto za każdą rozpoczętą stronę.

Do wynagrodzenia notariusza doliczany jest 23% VAT. Standardowy protokół dziedziczenia i APD przy maksymalnych stawkach to więc 150 zł netto, czyli 184,50 zł brutto, przed doliczeniem wypisów oraz ewentualnych innych czynności. Jeżeli APD dotyczy testamentu z zapisem windykacyjnym, sam protokół i akt mogą kosztować maksymalnie 200 zł netto, czyli 246 zł brutto, również przed dodatkowymi kosztami.

Nie należy jednak porównywać wyłącznie 105 zł w sądzie z kwotą około 190–250 zł u notariusza. Przy bezspornej sprawie kupuje się przede wszystkim możliwość ustalenia terminu czynności zamiast oczekiwania na tok postępowania sądowego. Gdy natomiast między spadkobiercami istnieje konflikt, płacenie za przygotowanie procedury notarialnej tylko po to, żeby ostatecznie usłyszeć, że sprawa wymaga sądu, nie ma większego sensu.

Co daje zarejestrowany akt i jakie błędy najczęściej blokują szybką procedurę

Po rejestracji akt poświadczenia dziedziczenia jest dokumentem potwierdzającym prawa spadkobierców do spadku. Może być potrzebny m.in. przy regulowaniu spraw związanych z rachunkiem bankowym, nieruchomością, udziałami w spółce, samochodem czy innymi składnikami majątku zmarłego.

Trzeba jednak oddzielić trzy różne etapy, które w praktyce często są wrzucane do jednego worka:

1. stwierdzenie, kto dziedziczy – temu służy APD albo postanowienie sądu;

2. rozliczenie obowiązków podatkowych związanych z nabyciem spadku;

3. dział spadku, czyli ustalenie, komu ostatecznie przypadną konkretne rzeczy i prawa.

Sporządzenie APD nie kończy automatycznie dwóch pozostałych etapów.

Szczególnej uwagi wymaga urząd skarbowy. W przypadku osób uprawnionych do pełnego zwolnienia przewidzianego dla najbliższej rodziny istotny jest formularz SD-Z2 i ustawowy termin. Gdy podstawą potwierdzającą dziedziczenie jest zarejestrowany akt poświadczenia dziedziczenia, sześciomiesięczny termin na wymagane zgłoszenie liczy się co do zasady od dnia zarejestrowania APD. Przegapienie terminu może pozbawić spadkobiercę zwolnienia, jeżeli nie zachodzi wyjątek przewidziany w przepisach.

Drugi częsty problem to mylenie APD z działem spadku. Jeżeli cztery osoby odziedziczyły działkę po 1/4, samo poświadczenie dziedziczenia nie sprawi, że jedna z nich stanie się jej jedynym właścicielem. Potrzebne będzie osobne rozliczenie udziałów.

Trzecia pułapka pojawia się jeszcze przed wizytą: rodzina informuje kancelarię tylko o osobach, które „mają dziedziczyć”, pomijając innych krewnych, wcześniejsze dzieci spadkodawcy albo istniejący testament. To poważny błąd. Notariusz musi ustalić pełny krąg osób mogących wchodzić w rachubę, a nie tylko tych, którzy chcą dostać spadek.

Dlatego przed umówieniem finalnego terminu najlepiej przygotować krótką kartę sprawy: dane spadkodawcy, jego stan cywilny, wszystkie dzieci, informacje o zmarłych dzieciach i ich potomkach, dane rodziców i rodzeństwa tam, gdzie mogą mieć znaczenie, testamenty oraz informacje o wcześniejszych oświadczeniach spadkowych. Dopiero wtedy można realnie ocenić, czy sprawa nadaje się do APD.

W praktyce najbardziej irytujące są właśnie braki ujawnione dopiero podczas czynności: niezgodność nazwiska w dokumentach, brak aktu małżeństwa osoby, która zmieniła nazwisko, nieujawniony wcześniej testament albo informacja o dodatkowym dziecku spadkodawcy. Jedna taka okoliczność potrafi przerwać procedurę, mimo że wszyscy stawili się już w kancelarii.

Więcej informacji na: https://notariusz-olsztyn.pl

FAQ – najczęstsze pytania o notarialne poświadczenie dziedziczenia

Czy akt poświadczenia dziedziczenia ma taką samą moc jak postanowienie sądu?
Zarejestrowany APD służy do urzędowego wykazania praw do spadku i w obrocie pełni funkcję odpowiadającą prawomocnemu postanowieniu sądu o stwierdzeniu nabycia spadku.

Czy wszyscy spadkobiercy muszą przyjechać jednocześnie do jednego notariusza?
Nie zawsze. Możliwe jest przygotowanie projektu protokołu dziedziczenia i składanie przez zainteresowanych odpowiednich oświadczeń również przed innymi notariuszami. To pozwala przeprowadzić procedurę, gdy spadkobiercy mieszkają w różnych miejscowościach.

Czy notariusz może ustalić dziedziczenie, jeżeli rodzina kłóci się o testament?
Nie powinno się wtedy traktować APD jako sposobu na rozstrzygnięcie konfliktu. Jeżeli istnieją wątpliwości dotyczące osoby spadkobiercy, udziałów albo skuteczności testamentu, właściwą drogą jest sąd.

Czy APD można zrobić zaraz po śmierci spadkodawcy?
Tak, ale jeżeli od śmierci nie minęło jeszcze sześć miesięcy, konieczne może być wcześniejsze złożenie przez wszystkich znanych spadkobierców oświadczeń o przyjęciu albo odrzuceniu spadku. Bez spełnienia warunków wynikających z przepisów formalne stwierdzenie praw do spadku trzeba odłożyć.

Czy akt poświadczenia dziedziczenia automatycznie dzieli mieszkanie, pieniądze i samochód?
Nie. APD określa spadkobierców i ich udziały w spadku. Przydzielenie konkretnych składników poszczególnym osobom wymaga działu spadku.

Ile kosztuje najprostsze poświadczenie dziedziczenia?
Przy maksymalnej taksie standardowy protokół i zwykły APD kosztują łącznie do 150 zł netto, czyli 184,50 zł brutto. Dochodzą wypisy, opłata 5 zł za wpis do Rejestru Spadkowego oraz – zależnie od sprawy – koszt dodatkowych czynności, np. otwarcia i ogłoszenia testamentu.

Czy można wybrać dowolnego notariusza?
W typowej krajowej sprawie spadkowej nie działa zasada właściwości miejscowej znana z postępowania sądowego, dlatego nie trzeba szukać kancelarii wyłącznie w miejscowości ostatniego zamieszkania spadkodawcy.

Co zrobić najpierw?
Najpierw nie rezerwuj terminu samego APD. Ustal pełny krąg potencjalnych spadkobierców i sprawdź, czy istnieje testament lub wcześniejsze postanowienie sądu albo akt poświadczenia dziedziczenia. Następnie przekaż kancelarii dane rodzinne i dokumenty stanu cywilnego do weryfikacji. Jeżeli już na tym etapie okazuje się, że ktoś kwestionuje testament, pokrewieństwo albo wysokość udziałów, nie próbuj na siłę prowadzić sprawy notarialnie – pierwszym właściwym krokiem jest wtedy przygotowanie postępowania sądowego.